Digitale Kanzleiverwaltung: Die neue Bedeutung des Sekretariats

Das klassische Sekretariat hat ausgedient. Diktate werden weniger und die Post kommt nicht mehr vom Briefträger, sondern vielfach digital. Mit diesem Seminar möchten wir Ihnen zeigen, wie wichtig eine perfekte Verwaltung vom ersten Mandantenkontakt bis zur Mandatsbeendigung für den Erfolg einer digitalen Steuerberatungskanzlei ist. Digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung, Fristenkontrolle und die neuen Kommunikationsmöglichkeiten im Zusammenspiel mit den Programmen und dem DATEV-Arbeitsplatz ersetzen den Briefkasten und sparen Porto. Vier-Augen-Prinzip, Freigabe und Kontrolle bleiben auch mit digitalen Tools zentral bedeutsam.

• DATEV-Arbeitsplatzeinstellungen, Kanzleiorganisation und Strukturen verwalten
  • Smartexpert und die Interessentenverwaltung
  • Zuständigkeiten festlegen und organisieren
  • Erstkontakt mit dem Mandanten professionell erledigen
  • Bedeutung und Nutzen der Vollmachtsdatenbank

• Legitimation und Geldwäschegesetz
• Umgang mit E-Mails
• Programmschulung und Nutzung von Post-Fristen-Bescheiden
• Digitaler Bescheidabruf statt Papierbescheid
• Bescheide ohne Abweichung automatisiert erledigen
• Vollumfängliche digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung 
  • Belegnachreichung
  • Sonstige Nachricht
  • Elektronische Einsprüche und Anpassungsanträge

• Posteingang und Postausgang
• Scannen von Unterlagen
  • in den Dokumentenkorb
  • in die Buchhaltung
  • in die Steuererklärung
  • in das Dokumentenmanagement als Ablage
  • Was bedeutet revisionssicheres Scannen?
  • Was darf vernichtet werden?

• Vertiefung von DMS und Erfahrungen mit dem Workflow ohne Postmappe
• Knigge für DMS und Handakte
• Abschlussbearbeitung digital, Sortierung und Aufbereitung der E-Bilanz
• Arbeiten mit dem iPad
• Die Vorteile eines digitalen Ausgabekorbs
• Musterprozesse für Mandatsaufnahme und Mandatsbeendigung
• Tipps und Tricks

Hinweise
Das Seminar wird auf Basis von DATEV-Anwendungen durchgeführt. Die Teilnehmerzahl ist auf 25 Personen begrenzt.
Die Zugangsdaten erhalten Sie per E-Mail zwei Tage vor Seminarbeginn.

Schwerpunkt
Prozessoptimierung

Teilnehmerkreis
Kanzleiinhaber/-innen
Kanzleimitarbeiter/-innen