Refresh 2025: Digitale Kanzleiverwaltung

In diesem Seminar zeigen wir, wie die Kanzleiverwaltung im Jahr 2025 effizient gestaltet werden kann. Traditionelle Aufgaben des Sekretariats verändern sich – der Fokus liegt nun verstärkt auf digitaler Zustellung, Automatisierung und modernen elektronischen Kommunikationsmitteln. Eine hochmoderne Verwaltung vom ersten Mandantenkontakt bis zur Mandatsbeendigung ist essenziell für den Erfolg einer digitalen Steuerberatungskanzlei. Digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung, das Fristenmanagement, eine KI-Werkstatt, Dokumentenmanagement, Knigge, die Verwaltung von Interessenten und der Freigabeprozess mit dem Vier-Augen-Prinzip sind dabei zentrale Themen. Unter dem Motto „aus der Praxis für die Praxis“ können Sie von den praktischen Erfahrungen des Referenten und den Veränderungen in seiner Kanzlei profitieren und zahlreiche praktische Anregungen für Ihre eigene Kanzleiverwaltung mitnehmen. Diskutieren Sie mit und probieren Sie aus, was eine moderne Verwaltung leisten kann, wie Interessentenanfragen direkt digital bearbeitet werden, was eine Scanschleuse ist, wie ein Posteingangsassistent Ihnen hilft und welche bedeutende neue Rolle Sie in einer digitalen Kanzlei spielen werden.

• Neues aus dem DATEV-Werkzeuggürtel
• Die richtigen Arbeitsplatzeinstellungen der Verwaltung
• Die Kanzleiorganisation und deren Strukturen verwalten
• Smartexperts und die Interessentenverwaltung
• Zuständigkeiten festlegen und organisieren
• Erstkontakt mit dem Mandanten professionell erledigen
• Bedeutung und Nutzen der Vollmachtsdatenbank
• Legitimation und Geldwäschegesetz
• Umgang mit E-Mails
• Programmschulung und Nutzung von Post-Fristen-Bescheide
• DIVA II: Digitaler Bescheidabruf statt Papierbescheid
• Bescheide ohne Abweichung automatisiert durch die Verwaltung erledigen
• Digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung vollumfänglich: Belegnachreichung, Sonstige Nachricht, Elektronische Einsprüche, Elektronische Anpassungsanträge
• Posteingang/Postausgang
• Scannen von Unterlagen in den Dokumentenkorb, in der Buchhaltung, in die Steuererklärung, in das Dokumentenmanagement als Ablage; Was bedeutet „revisionssicheres Scannen“ und was darf weggeworfen werden?
• Vertiefung von DMS und Erfahrungen mit dem Workflow ohne Postmappe (Kenntnisnahme/Erledigung/Freigabe)
• Vorgangsmappen und Knigge für DMS: Handakte, Abschlussbearbeitung Digital, Sortierung und Aufbereitung von Dokumenten
• Arbeiten mit dem iPad
• Die Vorteile eines „digitalen“ Ausgabekorbs
• Musterprozesse für Mandatsaufnahme
• Muster für „Mandant verlässt die Kanzlei“
• Diskussionen und Live-Präsentationen
• Tipps und Tricks

Hinweise
Die Inhalte werden um aktuelle Themen ergänzt; Änderungen am Inhalt sind vorbehalten. Das Seminar wird auf Basis von DATEV-Anwendungen durchgeführt. Da alle Teilnehmer/-innen – auch der Referent – auf einen echten Datenbestand zurückgreifen, ist die berufsrechtliche gegenseitige Verschwiegenheit obligatorisch. Das Erstellen von Videoaufnahmen, Handy-Fotos oder Screenshots ohne Zustimmung ist nicht gestattet. Die Zugangsdaten erhalten Sie per E-Mail zwei Tage vor Seminarbeginn.

Schwerpunkt
Prozessoptimierung

Teilnehmerkreis
Kanzleiinhaber/-innen
Kanzleimitarbeiter/-innen